初回ヒアリングから公開までの「ドキュメント管理」完全ガイド

Web制作プロジェクトを成功させる鍵は「ドキュメント管理」にあった

Web制作会社に依頼をした後、「進捗が見えない」「要望が正確に伝わっていない」「納期が延びてしまった」という経験はありませんか？
実は、こうしたトラブルの多くは、初回ヒアリングから納品までの間に発生する「ドキュメント管理」の不備が原因です。

年間100件以上のWordPress制作を手がけるlinedot designが、クライアント企業からよく聞く悩みが「プロジェクトの進行状況が把握しづらい」という点です。
しかし適切なドキュメント管理を導入することで、この課題は大きく改善できます。
本記事では、Web制作プロジェクトを円滑に進めるための「ドキュメント管理」の完全ガイドをご紹介します。

記事を読むことで得られる3つのメリット

1. プロジェクト全体の進捗を「見える化」できる — 初回ヒアリングから公開までの全段階で、どのドキュメントが必要かが明確になります。

2. 制作会社とのコミュニケーションロスを削減できる — 要望の齟齬や仕様の誤解が減り、修正作業を最小化できます。

3. 納品後の運用がスムーズになる — 制作過程のドキュメントが資産となり、WordPress運用の効率化につながります。

Web制作の5段階とそれぞれ必要なドキュメント

1. 企画・ヒアリング段階：「プロジェクト企画書」と「要件定義書」

Web制作の最初の段階では、プロジェクトの目的・目標・ターゲットを言語化することが重要です。
多くの企業担当者が「この段階は簡潔に」と考えがちですが、ここでのドキュメント作成が後工程の品質を大きく左右します。

この段階では、以下の2つのドキュメントを準備しましょう。

具体的な例として、コーポレートサイト制作の場合、プロジェクト企画書には「月間50件の問い合わせ獲得」といった定量的な目標を記載することが効果的です。
こうすることで、デザインやコンテンツ制作の過程で判断に迷った時の「よりどころ」になります。

2. 設計・デザイン段階：「ワイヤーフレーム」と「デザイン仕様書」

ヒアリングの内容をもとに、サイトの構造とビジュアルを設計する段階です。
ここでのドキュメント管理が、納品後の修正作業を削減する鍵になります。

ワイヤーフレーム — ページのレイアウトや情報配置を示す設計図です。
色やフォントは含まず、構造のみを表現します。制作開始前に承認を得ることで、後段階での大きな仕様変更を防げます。

デザイン仕様書 — 色、フォント、ボタンのスタイル、余白などの詳細を記載します。
WordPress運用時に「このボタンの色は何色ですか？」といった質問を減らせます。

linedot designでは、週一回の定例ミーティングでこれらのドキュメントを確認し、クライアント企業との意思疎通を図っています。
この密なコミュニケーションにより、認識のズレは最小化されます。

3. コンテンツ制作段階：「コンテンツ入稿表」と「テキストレビュー記録」

実際のテキストや画像をサイトに盛り込む段階です。
ここでのドキュメント管理は、複数の担当者が関わる場合に特に重要です。

コンテンツ入稿表 — どのページにどのコンテンツが必要か、提出期限はいつか、責任者は誰かを一覧化します。
Excel やGoogleスプレッドシートで共有すれば、進捗管理が格段に楽になります。

テキストレビュー記録 — クライアント企業から提案されたテキストに対して、どの部分が修正されたか、その理由は何かを記録します。
複数回の修正が発生する場合に、重複した修正を防げます。

実際の運用では、「このテキストは3回修正されている」といった情報を記録することで、制作会社側の工数把握も正確になります。

4. 開発・実装段階：「実装チェックリスト」と「テスト報告書」

デザインをWordPressでコード化し、実装する段階です。
この段階では、品質を担保するためのドキュメントが欠かせません。

実装チェックリスト — 各ページ、各機能が正しく実装されているか、レスポンシブデザインは対応しているか、といった項目を確認します。
漏れを防ぐため、カテゴリ別に項目を整理することをお勧めします。

テスト報告書 — バグ報告、修正内容、修正完了の確認を記録します。
特に複数のブラウザ・デバイスでの動作確認結果を記載することで、納品後のトラブルを大幅に削減できます。

5. 納品・公開段階：「運用説明書」と「操作説明会の記録」

サイトを公開する前に、クライアント企業がWordPressで運用できるよう、引き継ぎドキュメントを整備します。

カスタマイズされた運用説明書 — ジェネリックなマニュアルではなく、貴社のサイト独自の設定、カスタマイズ内容、注意点を記載した説明書が必要です。

操作説明会の記録 — ビデオ録画や画面キャプチャ付きのドキュメントを残すことで、担当者が異動した後でも引き継ぎが可能になります。

linedot designでは、納品時にカスタマイズされた「WordPress運用説明書」と「操作説明会」を実施し、クライアント企業がスムーズに運用を開始できるようサポートしています。

ドキュメント管理を実践するための4つのステップ

ステップ1：制作開始前に「ドキュメント管理ルール」を決める

誰がどのドキュメントを作成するのか、どこに保存するのか、どの段階で誰が確認するのか、といったルールを事前に決めておきます。
Google DriveやNotionなどのクラウドツールを活用すれば、リアルタイムの共有が可能です。

ステップ2：各段階でチェックリストを用意する

「この段階で必要なドキュメント」「確認すべき項目」を明確にしたチェックリストを用意しましょう。漏れを防ぎ、進捗を「見える化」できます。

ステップ3：定期的に「ドキュメント会議」を開催する

週1回程度、ドキュメントの確認と進捗報告を行う定例会議を設定します。
疑問や懸念事項をその場で解決でき、プロジェクトが円滑に進みます。

ステップ4：プロジェクト完了後に「教訓ドキュメント」を作成する

何が上手くいき、何が課題だったのかを記録します。
次のプロジェクトに活かされ、制作の質が向上します。

Web制作会社選びでドキュメント管理を見る視点

Web制作会社を選ぶ際、「デザインがきれいか」「価格が安いか」といった点に目が向きがちです。
しかし、プロジェクトの円滑な進行を左右するのは「ドキュメント管理がしっかりしているか」という点です。

以下の質問を制作会社に投げかけることをお勧めします。

• ヒアリングから公開までの間に、どのようなドキュメントを作成しますか？
• 進捗報告はどの頻度で、どの形式で行いますか？
• 修正指示が発生した場合、どのように管理しますか？
• 納品後、運用のためのドキュメントを提供してくれますか？

これらに対して具体的で丁寧な説明ができる制作会社は、プロジェクト管理のプロである可能性が高いです。

まとめ：ドキュメント管理はWeb制作の成功を左右する投資

初回ヒアリングから公開までの間に、丁寧なドキュメント管理を行うことで、以下のメリットが得られます。

• 制作会社とのコミュニケーションロスが減り、プロジェクトが予定通り進む
• 修正指示が明確になり、不要な修正作業を削減できる
• 納品後の運用がスムーズになり、WordPress運用の属人化が防げる
• トラブル発生時の責任所在が明確になる

「ドキュメント管理」は、一見地味な業務に見えるかもしれません。
しかし、Web制作プロジェクトの成功を確実にするための投資です。

WordPressサイトの制作や運用でお悩みでしたら、linedot design（ラインドットデザイン）にお気軽にご相談ください。
貴社のニーズに合わせた最適なWeb制作プランをご提案いたします。

お問い合わせはこちら：https://linedot-design.com/contact/