複数人チームでの制作をスムーズに進めるファイル管理術

導入：チーム制作で起こりがちな課題

Webサイト制作プロジェクトに複数人が関わるとき、多くのチームが共通の悩みを抱えています。
「ファイルがどこにあるかわからない」
「誰が最新版を持っているのか不明確」
「修正指示が二重になってしまう」
——こうした問題は、プロジェクトの納期遅延やクオリティ低下につながります。

実際、制作会社の70%以上がファイル管理による業務効率の低下を経験しているというデータもあります。
しかし適切なファイル管理体制を整えることで、これらの課題は大幅に改善できるのです。

この記事で得られる解決策

本記事では、チーム制作をスムーズに進めるための実践的なファイル管理術を5つのポイントに絞ってご紹介します。
ディレクトリ構成の工夫からクラウドツールの活用、コミュニケーション体制まで、すぐに導入できる方法をお伝えします。

複数人制作で必須のファイル管理5つのポイント

1. 統一されたディレクトリ構成で「迷わない」環境を作る

最初のステップは、プロジェクト全体で共通のフォルダ構成を決めることです。
例えば、以下のような階層構造が効果的です：

プロジェクト名/
├── 01_ディレクション資料/
│  └── クライアント提供資料、要件定義書
├── 02_デザイン/
│  ├── 01_ワイヤーフレーム/
│  ├── 02_デザインカンプ/
│  └── 03_修正版/
├── 03_コーディング/
│  ├── HTML
│  ├── CSS
│  └── JavaScript
├── 04_WordPress関連/
│  ├── テーマファイル
│  ├── プラグイン設定
│  └── カスタマイズコード
└── 05_納品物/

このような構成にすることで、チームメンバーは直感的にファイルを探せます。
弊社linedot designでも年間100件以上のプロジェクトで同様の構成を採用し、大幅な作業時間の削減を実現しています。

2. ファイルネーミング規則を統一して混乱を防ぐ

ファイル名のルール統一も重要です。曖昧な名前「design_new」「修正版」では、どのバージョンが最新かすぐにわかりません。
以下のような命名規則がおすすめです：

要素例日付YYYYMMDD形式（20240115）内容_toppage, _contact, _sidebar などステータス_draft（案）, _final（最終版）作成者_yamada など

例：20240115_toppage_draft_yamada.psd

このルールを統一することで、誰がいつ修正したファイルかが一目瞭然になり、ファイル検索の時間も大幅に削減できます。

3. クラウドストレージを活用して「バージョン管理」を自動化

複数人で同じファイルを編集する場合、クラウドストレージの活用が必須です。
Google DriveやDropbox、Microsoft 365などのツールなら、自動的にバージョン履歴が保存されます。

クラウドストレージのメリット：

• リアルタイムで最新ファイルが共有される
• 過去のバージョンに戻すことが簡単
• オフライン環境での作業もサポート
• デバイス間での同期が自動で完了

特にWordPress案件では、テーマやプラグイン設定ファイルの管理が重要になります。
クラウドストレージで一元管理することで、「どの設定が本番環境に反映されているか」が常に把握できるようになります。

4. 共有ドキュメントで「修正指示」を見える化する

修正指示の管理も、ファイル管理と同等に重要です。
メールやチャットで指示を出すと、修正内容が散在し、何が完了したかが曖昧になります。

共有ドキュメント（例：Google Sheets）に修正管理表を作成しましょう：

日付修正箇所修正内容担当者ステータス2024.01.15トップページファーストビューのテキスト変更田中完了2024.01.15問い合わせページフォーム配置の見直し鈴木進行中2024.01.16WordPress設定プラグイン更新山田待機中

このように「誰が」「何を」「いつまでに」やるのかが明確になれば、修正漏れや二重修正の問題はほぼ解消できます。

5. 定期的なミーティングでファイル管理体制を調整する

ファイル管理体制は、プロジェクトの進行に合わせて調整が必要です。
週に1回程度の定例ミーティングで以下の項目を確認しましょう：

• ファイルの更新状況は把握できているか
• ルール通りのネーミングがされているか
• クラウドストレージに不要なファイルが溜まっていないか
• 修正指示が適切に完了しているか

弊社では、クライアント案件でこのような週一回の定例ミーティングを実施し、プロジェクト進行の透明性と効率性を大幅に向上させています。
小さな調整を重ねることで、チーム全体の生産性が20～30%向上するケースも多くあります。

すぐに実践できる3つのステップ

ステップ1：プロジェクト開始時にファイル管理ルールを決める

新しいプロジェクトが始まったら、初回ミーティングで以下を決定してください。
所要時間は30分程度です：

• ディレクトリ構成（テンプレートを用意しておくと便利）
• ファイルネーミング規則
• 使用するクラウドストレージ
• 修正管理ドキュメントのフォーマット

ステップ2：クラウドストレージにテンプレートを作成する

ルール決定後、クラウドストレージ上に標準フォルダを作成しておきましょう。
新しいプロジェクトが立ち上がったとき、このテンプレートをコピーすれば、すぐに運用を開始できます。

ステップ3：チーム全体で1週間「試運用」する

実際のプロジェクトに導入する前に、小規模案件で試運用してみてください。
1週間運用することで、ルール上の問題点が見つかり、より実用的な体制になります。

まとめ：適切なファイル管理でチーム制作の生産性を劇的に向上させる

複数人でのWebサイト制作をスムーズに進めるには、ディレクトリ構成の統一、ネーミング規則の確立、クラウドツールの活用、修正指示の見える化、定期的な調整という5つのポイントが不可欠です。

これらを実装することで、制作期間の短縮だけでなく、修正漏れやミスの減少、チームモラルの向上にもつながります。
特にWordPressを活用したWeb制作では、サイト構成が複雑になるため、ファイル管理の重要性はさらに高まります。

WordPressサイトの制作や運用でお悩みでしたら、linedot design（ラインドットデザイン）にお気軽にご相談ください。
貴社のニーズに合わせた最適なWeb制作プランをご提案いたします。

お問い合わせはこちら：https://linedot-design.com/contact/